Кадровый учёт в компании на 20 человек: что обязательно, а что можно не вести

Почему в небольшой компании кадры ведутся «как получилось»

В компании на 15–30 человек редко есть отдельный кадровик. Обычно кадры ведёт офис-менеджер, бухгалтер или сам владелец — в дополнение к основной работе. Документы появляются по мере необходимости: понадобился приказ — напечатали, попросили отпуск — записали в файл, приняли сотрудника — подписали договор.

Проблема не в том, что так делают. Проблема в том, что через год становится трудно ответить на простые вопросы: где трудовой договор этого сотрудника, знакомили ли его с приказом, какая у него была должность полтора года назад, кто и когда менял оклад. Пока всё спокойно, это не мешает. Как только возникает спор или проверка, каждая недостающая подпись превращается в отдельную проблему.

Три практических последствия, с которыми сталкиваются чаще всего.

• Спор с сотрудником. Увольнение, перевод, взыскание, отпуск — почти любой спор упирается в документы. Если нет подписи об ознакомлении, доказать свою позицию сложно: как правило, смотрят на письменные подтверждения, а не на слова.
• Проверка. Инспектор оценивает не то, как вы работаете, а то, что можно проверить в документах: договоры, приказы, табели, графики, локальные акты.
• Штрафы и предписания. Когда документ есть, но оформлен неверно, разговор другой, чем когда документа нет вовсе. Конкретные виды ответственности и суммы стоит уточнять у юриста: они зависят от ситуации.

Кадровый учёт — это не про бюрократию. Это про то, чтобы в любой момент можно было доказать, что вы действовали по правилам.

Что обязано быть в кадровом учёте

Ниже — тот минимум, который на практике нужен почти каждой компании. Форма может быть разной, суть одна: документ существует, подписан и доступен.

Приём и увольнение

Приём — это заявление или оферта, трудовой договор, приказ о приёме и ознакомление сотрудника с локальными актами. Увольнение — основание, приказ, расчёт в последний рабочий день и выдача документов, которые сотрудник вправе получить. Ошибки здесь дороже всего: именно эти документы смотрят первыми.

Трудовые договоры и изменения

Договор подписывается письменно, в двух экземплярах: один у сотрудника, второй у вас. Любое изменение условий — должность, оклад, режим работы, место работы — оформляется дополнительным соглашением до того, как изменение фактически произошло. Задним числом это делается только в кино.

Локальные акты

Это внутренние правила компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, при необходимости — положение о командировках. Их состав зависит от компании: универсального списка, который подходит всем, не существует.

Графики и табель

Табель — ежедневная фиксация того, кто работал, сколько и когда отсутствовал. Именно из него считают зарплату. Графики нужны там, где работа сменная: 5/2, 2/2, ночные смены. Если график есть, а табель заполняется «по памяти» в конце месяца, ошибки в расчётах почти неизбежны.

Отпуска

Заявление или согласованный график отпусков, приказ, отметка в табеле и в карточке сотрудника. Отдельно стоит держать под контролем остатки отпусков: это частый источник споров при увольнении.

Приказы и ознакомление

Приказы по личному составу и по основной деятельности. Ключевое слово — ознакомление: подпись сотрудника или подтверждение в системе о том, что он видел документ. Без этого приказ в споре весит намного меньше.

Личные карточки

Карточка собирает в одном месте данные сотрудника, договоры, приказы, отпуска и изменения. Унифицированная форма не обязательна — можно вести свою, если в ней есть всё нужное.

Хранение

Документы хранятся так, чтобы их можно было найти и чтобы они не терялись: по сотрудникам и по годам, с понятными сроками. Сроки хранения зависят от вида документа, и здесь лучше уточнить у юриста, а не решать на глазок.

Отдельные случаи: удалённая работа и совместительство

Если человек работает удалённо или по совместительству, письменный договор нужен точно так же, а условия — место работы, режим, оплата — прописываются в нём так же подробно, как для офисного сотрудника. На практике именно здесь чаще всего появляются договорённости на словах, которые потом невозможно подтвердить. Отдельно стоит договориться, как вы обмениваетесь документами и как сотрудник подтверждает ознакомление с приказами: подпись на бумаге, обмен сканами или подтверждение в системе.

Что можно не вести или вести проще

Честный ответ: не каждая форма нужна каждой компании. Ниже — то, где на практике допустимо упростить.

• Унифицированные формы. Обязательных бланков «из альбома» почти не осталось: можно использовать собственные шаблоны, если в них есть нужные сведения. Единый порядок важнее конкретной формы.
• Штатное расписание. Если оклады прописаны в трудовых договорах, отдельное расписание нужно не всегда. Но если вы им пользуетесь, оно должно совпадать с договорами и приказами.
• График отпусков. В большинстве компаний его ведут, но нужен ли он вам и в какой форме — вопрос практики, стоит уточнить у юриста.
• Локальные акты «на всякий случай». Не стоит копировать чужой набор: если положение о премировании существует, но по нему никогда не платят, оно работает против вас.
• Журналы и инструктажи. Их состав сильно зависит от вида деятельности: офис, склад, производство и транспорт — разные истории.
• Бумажные дубликаты карточек. Если данные ведутся в системе и выгружаются по требованию, бумажная копия нужна не всегда.
• Документы, дублирующие друг друга. Если приказ и дополнительное соглашение описывают одно и то же изменение, порядок всё равно должен быть один: сначала соглашение, потом приказ.
• Электронные копии на всякий случай. Скан не заменяет подписанный оригинал, но помогает быстро найти документ, когда он понадобился.

Простое правило: лучше три документа, которые действительно работают, чем двадцать, о существовании которых никто не помнит.

Отдельно скажем о том, что к кадровому учёту не относится, но часто висит на том же человеке: воинский учёт, стаж для пенсии, отчётность в фонды и налоговую, бухгалтерские проводки. Это отдельные обязанности со своими сроками, и, как правило, ими занимается бухгалтер или профильный специалист.

Порядок наведения порядка: пошаговый план

План рассчитан на компанию, где кадры ведёт один человек по совместительству. Начать можно без покупки программ — часть шагов вообще про бумагу и договорённости.

1. Составьте список сотрудников. Простая таблица: кто работает, с какой даты, на какой должности, с каким окладом и где лежит его договор. Это карта, по которой сразу видно, чего не хватает.
2. Проверьте договоры. У каждого сотрудника должен быть подписанный экземпляр. Если договор потерян, восстановите его письменно, а не «на словах».
3. Сверьте изменения. Переводы, повышения, смена режима работы должны быть оформлены дополнительными соглашениями. Если оклад фактически менялся, а на бумаге нет, закройте этот разрыв.
4. Определите, какие локальные акты вам действительно нужны. Начните с трёх: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.
5. Задайте один порядок приказов. Кто готовит, кто подписывает, где хранится, как фиксируется ознакомление. Один порядок лучше трёх разных.
6. Наладьте табель. Договоритесь, кто и когда его заполняет, как отмечаются отпуска и больничные, что происходит, если сотрудник забыл отметить день.
7. Заведите карточку на каждого. В неё складывается всё: договор, соглашения, приказы, отпуска, изменения. Набор разделов у всех карточек одинаковый.
8. Разложите архив. По сотрудникам и годам, с описью. Проверьте на практике, что нужный документ находится за минуту, а не за полдня.
9. Назначьте ответственного и регламент. Кто ведёт кадры, что делает еженедельно, что ежемесячно, к кому идут вопросы. Без этого порядок держится месяц.

Самая частая причина беспорядка — не отсутствие программы, а отсутствие ответа на вопрос «кто это ведёт и когда».

Как это устроено в SynkNow

Платформу делали для компаний, где кадры ведёт не отдельный специалист, а владелец или офис-менеджер. Отсюда логика: меньше ручной работы и больше подтверждений.

Карточка сотрудника. Одно место, где собраны данные, должность, отдел, документы и изменения. Не нужно выяснять, какая версия файла актуальна.

Приём, перевод, увольнение. Оформляются в системе, а не в трёх разных файлах: при переводе меняются должность и оклад, при увольнении фиксируются основание и дата.

Должности и отделы. Организационная структура компании: отделы, должности, руководители. От должности зависит не только название, но и то, какие разделы человек видит и что в них может делать.

Табель. Заполняется автоматически до сегодняшнего дня, поддерживаются графики 5/2, 2/2 и собственные: смены расставляются по графику. Отпуска и больничные отражаются в табеле.

Отпуска и отсутствия. Заявка, согласование руководителем, отметка в табеле — одна цепочка, без переписывания одного и того же в разные таблицы.

Офисные документы с ознакомлением. Приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, доверенности. Есть маршруты согласования: документ идёт в заданном порядке, а ознакомление сотрудников фиксируется. Поиск — по типу, автору, дате и статусу.

Права доступа по должностям. Видно, у кого есть доступ к кадровым данным, а у кого нет. Права выдаются должности, а не всем сразу.

Данные и защита. У каждой компании отдельная база данных, данные компаний не пересекаются. Паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса и банковские реквизиты шифруются. Ведётся журнал действий. Серверы находятся в России, резервные копии делаются ежедневно.

Что платформа не делает — чтобы не было ложных ожиданий: она не ведёт воинский учёт, не считает стаж для пенсии, не сдаёт отчётность и не делает бухгалтерских проводок. Это остаётся за вами или вашим бухгалтером.

Тарифы: «Базовый» — 0 ₽. «Профессиональный» — 4 699 ₽ в месяц за 10 сотрудников, далее 549 ₽ за каждого следующего. «Энтерпрайз» — 8 999 ₽ в месяц (1 049 ₽ за дополнительное место), «Энтерпрайз + Финансы» — 13 899 ₽ (1 539 ₽ за место). Пробный период — 15 дней, до 10 сотрудников, доступ получает владелец компании.

Типичные ошибки

1. Приказ есть, ознакомления нет. Документ существует, но доказать, что сотрудник его видел, нечем. В споре это выглядит так: приказ у вас есть, а подтвердить, что человек о нём знал, не получается.
2. Изменения задним числом. Оклад изменился в марте, соглашение подписано в июле. В спокойное время это никого не волнует, в спорной ситуации объяснить такое трудно, а доверие к остальным документам падает.
3. Табель по памяти. Заполняется в последний день месяца, часы и отсутствия восстанавливаются приблизительно. Ошибки в расчёте зарплаты почти всегда приходят именно отсюда.
4. Разные версии документов. У сотрудника один договор, у вас другой, в бухгалтерии третий. Рано или поздно это выяснится в самый неподходящий момент, поэтому правило простое: одна версия документа и одно место хранения.
5. Права доступа у всех. Кадровые документы открыты каждому, у кого есть доступ к папке отдела, хотя эти данные нужны далеко не всем.
6. Всё держится на одном человеке. Кадры ведёт сотрудник, у которого нет ни заместителя, ни описания процесса, и его отпуск превращается в остановку работы.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный кадровик в компании на 20 человек?

Как правило, нет. Объём работы закрывает один человек — на неполную ставку или в дополнение к своим обязанностям. Важнее не наличие отдельной должности, а наличие регламента: кто ведёт кадры, что и когда делает.

Обязательны ли унифицированные формы документов?

На практике почти нет: можно использовать собственные шаблоны, если в них есть нужные сведения. Единый порядок важнее конкретного бланка.

Можно ли отказаться от бумаги и вести кадры в системе?

Учёт можно вести в системе, а бумагу использовать там, где нужна личная подпись сотрудника. Полностью без бумаги получается не всегда.

Что будет, если документы оформлены неверно?

Зависит от ситуации: последствия бывают от замечания до спора в суде. Это тот случай, когда лучше показать документы юристу заранее, чем разбираться постфактум.

С чего начать, если сейчас ничего не систематизировано?

Со списка сотрудников и проверки договоров. Это даёт картину за один вечер и сразу показывает, где разрывы.

Что в итоге

Кадровый учёт в компании на 20 человек — это не отдельный отдел и не горы бумаги. Это три вещи: понятный набор документов, единый порядок их появления и место, где всё лежит так, что находится за минуту. Начать можно со списка сотрудников и договоров, а дальше наращивать порядок шаг за шагом.

Если хотите посмотреть, как это выглядит в системе, в SynkNow есть бесплатный тариф и пробный период на 15 дней: можно завести карточки сотрудников, посмотреть табель и офисные документы с ознакомлением и решить, подходит ли вам такой порядок.