За что вы платите в системе управления: разбор тарифов и стоимости владения

Цена в прайсе и стоимость владения — разные вещи. В прайсе видно одно число: сколько стоит месяц или год. В реальности к нему добавляются разовые работы — перенос данных, настройка прав, обучение людей, — и регулярные: поддержка, доработки, изменение цены. Поэтому решение «дорого или нет» почти никогда не принимается по одной строке.

Этот разбор — про то, как считать. Он написан так, чтобы вы могли посчитать любой вариант, включая выбор другого поставщика: цифры по нашей платформе приведены отдельно и прямо, а методика расчёта от поставщика не зависит.

Из чего складывается стоимость

Разложим на составляющие. Ниже — то, что встречается почти в любом предложении и на что стоит смотреть.

Плата за места. Основная переменная. Вы платите за каждого сотрудника, которому открыт доступ к платным разделам: либо за всех, либо за часть. От этой строки зависит, как поведёт себя сумма при росте штата.

Плата за модули или функции. Второй вариант: платите не за людей, а за набор возможностей — кадры, задачи, документы, финансы. Часто комбинируется с платой за места.

Разовая настройка. Заведение отделов и должностей, справочник сотрудников, права доступа, настройка расчёта. Работа разовая, но её нужно кому-то сделать: либо вашими силами, либо за отдельную плату.

Перенос данных. Историю и справочники переносят при переходе. Чем больше данных и чем чаще они дублируются в разных файлах, тем дольше это занимает. Учитывайте это как время ваших людей, даже если платить подрядчику не нужно.

Обучение. Сотрудники не начнут пользоваться системой сами: нужны два-три коротких занятия и человек, к которому идут с вопросами в первый месяц.

Доработки. Всё, чего в системе нет, но что нужно вашему процессу. Это отдельная статья расходов, и она почти всегда считается по часам.

Поддержка. У части поставщиков она включена в тариф, у части — отдельным платежом. Смотрите не на формулировку, а на то, что происходит при сбое: отвечают ли, в какие сроки и платно ли это.

Изменение цены. То, о чём забывают в момент выбора. Проверьте заранее: с какой периодичностью поставщик может поднять стоимость, предупреждает ли он и применяется ли новая цена к уже оплаченному периоду.

Модели тарификации

Моделей всего четыре, и у каждой есть цена в виде компромисса.

За сотрудника

Плюсы: платите за тех, кому доступ действительно открыт; при маленьком штате сумма небольшая; понятно, откуда берётся цифра.

Минусы: сумма растёт линейно — и на большом штате становится главной строкой расходов; появляется желание экономить на доступах, из-за чего данные начинают вести в обход системы.

Кому подходит: компаниям до 30–50 человек и тем, кто готов управлять списком доступов.

За функции

Плюсы: платите только за нужное; можно собрать конфигурацию под свои процессы.

Минусы: набор нужно посчитать и время от времени пересматривать; при добавлении функций сумма растёт, а уследить за ней сложнее.

Кому подходит: компаниям с узкой задачей — например, только кадры и документы.

Пакетом

Плюсы: предсказуемая сумма; внутри пакета не нужно считать каждое место.

Минусы: платите за то, что не используете; пакеты плохо подстраиваются под нетипичные процессы.

Кому подходит: тем, кому нужен один-два раздела и понятная цена.

Без ограничений

Плюсы: максимальная предсказуемость, не нужно думать о числе пользователей.

Минусы: как правило, дороже на старте; формулировка «без ограничений» требует чтения договора: что именно не ограничено.

Кому подходит: крупным командам, где стоимость администрирования доступов выше стоимости мест.

Практический совет: спросите у поставщика, как изменится сумма при росте с 20 до 50 сотрудников и с 50 до 100. Если ответа нет на месте — это тоже ответ.

Почему «бесплатно» бывает дороже

Бесплатные версии — не обман, но у них есть цена, просто она не в деньгах.

• Ограничения по объёму. Лимит сотрудников или записей: пока компания маленькая, всё работает; на росте данные перестают помещаться, и переносить их нужно срочно.
• Нет поддержки. Отвечает тот, кто свободен, а сбой приходится разбирать своими силами.
• Нет истории и прав. Данные видит каждый, кто получил доступ; понять, кто что менял, нельзя.
• Данные как плата. Часть бесплатных решений зарабатывает на данных: смотрите, что написано о передаче данных третьим лицам.
• «Бесплатно, но доработки платные». Так тоже бывает: сам продукт бесплатный, а всё, что нужно именно вам, считается по часам.

Итог обычно одинаковый: экономия на подписке оборачивается временем людей и риском потерять историю. Это не значит, что бесплатным пользоваться нельзя — значит, что ограничения надо знать заранее.

Как посчитать стоимость для своей компании

Порядок, который подходит для любого поставщика.

1. Определите, кому нужен доступ. Не «всем сотрудникам», а тем, кто реально работает в системе. Часто это 60–80 % штата.
2. Выпишите нужные разделы. Кадры, табель, зарплата, документы, задачи, проекты, финансы — отметьте те, без которых работа встанет.
3. Посчитайте базовую часть. Цена тарифа плюс доплата за места сверх включённых: цена тарифа + (число сотрудников − включённые места) × цена места.
4. Добавьте разовые расходы. Настройка, перенос справочников, обучение — в часах ваших людей или в деньгах.
5. Добавьте регулярные. Поддержка, возможные доработки, обновление справочников.
6. Умножьте на год и сравните с тем, что тратите сейчас. Считайте в часах: сколько времени уходит на сверки и ручной перенос.
7. Проверьте, что будет при росте. Посчитайте сумму для штата на 50 % больше: у модели «за сотрудника» она вырастет почти пропорционально.

Пример: 20 сотрудников

Включено 10 мест, доплата за 10 мест.

• «Профессиональный»: 4 699 + 10 × 549 = 10 189 ₽ в месяц (около 122 268 ₽ в год без скидок).
• «Энтерпрайз»: 8 999 + 10 × 1 049 = 19 489 ₽ в месяц (около 233 868 ₽ в год).
• «Энтерпрайз + Финансы»: 13 899 + 10 × 1 539 = 29 289 ₽ в месяц (около 351 468 ₽ в год).

Пример: 50 сотрудников

Доплата за 40 мест.

• «Профессиональный»: 4 699 + 40 × 549 = 26 659 ₽ в месяц.
• «Энтерпрайз»: 8 999 + 40 × 1 049 = 50 959 ₽ в месяц.
• «Энтерпрайз + Финансы»: 13 899 + 40 × 1 539 = 75 459 ₽ в месяц.

Пример: 100 сотрудников

Доплата за 90 мест.

• «Профессиональный»: 4 699 + 90 × 549 = 54 109 ₽ в месяц.
• «Энтерпрайз»: 8 999 + 90 × 1 049 = 103 409 ₽ в месяц.
• «Энтерпрайз + Финансы»: 13 899 + 90 × 1 539 = 152 409 ₽ в месяц, то есть около 1,83 млн ₽ в год.

И вот вывод, который стоит проговорить прямо: при 100 сотрудниках на «Энтерпрайз + Финансы» из 152 409 ₽ в месяц 138 510 ₽ — это плата за места, то есть 91 % суммы определяется численностью, а не набором функций. Дальше каждый новый сотрудник добавляет 1 539 ₽ в месяц. При таком штате сначала считают — и решают, кому доступ нужен на самом деле: не всем сотрудникам требуются платные разделы.

Скидки за период оплаты и акция уменьшают сумму, но не меняют порядок цифр: они считаются от базовой части и от общей суммы подписки, а плата за места остаётся главной переменной.

На чём можно сэкономить без риска

• Начать на бесплатном тарифе или пробном периоде и проверить на своих данных, а не на презентации.
• Не открывать доступ всем сразу. Сначала те, кто ведёт учёт, потом остальные.
• Оплатить период вперёд, если поставщик даёт скидку за 3, 6 или 12 месяцев.
• Не покупать функции «на будущее». Если раздел не нужен в этом квартале, его можно подключить позже.
• Не заказывать доработки до того, как процесс устоялся: сначала месяц работы, потом выводы.

На чём экономить не стоит

• На доступе для тех, кто ведёт учёт. Если бухгалтеру или кадровику доступ не дали, данные вернутся в таблицы — и вы потеряете главное, ради чего покупали систему.
• На переносе справочников. Ошибка в реквизитах или окладах обходится дороже любой подписки.
• На обучении. Без двух коротких занятий система останется неиспользованной.
• На защите данных и резервных копиях. Это не та статья, где стоит выбирать подешевле.
• На поддержке в первый месяц. Именно тогда возникает больше всего вопросов.

Что важно проверить в договоре

Перед оплатой посмотрите не на прайс, а на пять пунктов.

• Изменение цены. Как часто, с каким предупреждением и применяется ли новая цена к уже оплаченному периоду. В нашем договоре-оферте: предупреждение не менее чем за 10 календарных дней, изменения не применяются к оплаченному периоду.
• Возврат. Что происходит, если вы отказываетесь от подписки в середине периода. У нас в оферте предусмотрен возврат стоимости неиспользованного периода за вычетом фактически понесённых расходов, в течение 10 рабочих дней.
• Выгрузка данных. Можете ли вы получить свои данные. Это вопрос независимости: данные принадлежат вам, а не поставщику.
• Что при расторжении. Что происходит с данными: передаются, удаляются, в какой срок. У нас — по требованию: передача в машиночитаемом виде или уничтожение в течение 30 календарных дней.
• Что входит в тариф. Есть ли платные модули, плата за поддержку, плата за обновления и за количество обращений.

Как устроены тарифы в SynkNow

Прямо и без рекламных формулировок.

«Базовый» — 0 ₽, без ограничения по времени. В него входят личный кабинет, карточка компании, отделы и должности, список сотрудников, свои задачи и документы, инструменты для создания файлов Word, Excel и PowerPoint, файловый ресурс, чат и календарь. Это не пробная версия с таймером: тариф бесплатный постоянно.

«Профессиональный» — 4 699 ₽ в месяц. Включено 10 сотрудников, каждый следующий — 549 ₽. Разделы: управление персоналом и офисные документы.

«Энтерпрайз» — 8 999 ₽ в месяц (1 049 ₽ за следующего сотрудника). Добавляются задачи и бизнес-проекты.

«Энтерпрайз + Финансы» — 13 899 ₽ в месяц (1 539 ₽ за следующего сотрудника). Добавляется управленческий учёт: семь отчётов — обзор компании, отчёт по отделу, отчёт по сотрудникам, план/факт, финансовый отчёт, производительность, рентабельность.

Гибкая подписка — платите за выбранный набор функций по числу пользователей. Вариант для тех, кому нужны один-два раздела, а не пакет целиком.

Акция сейчас: скидка 5 % на «Профессиональный» и 10 % на «Энтерпрайз» и «Энтерпрайз + Финансы».

Скидка за период: при оплате за 3 месяца — 5 %, за 6 месяцев — 10 %, за 12 месяцев — 15 %.

Пробный период: 15 дней, до 10 сотрудников, доступ получает владелец компании, оплата не требуется.

Платных модулей, скрытых платежей и отдельной платы за поддержку нет. Разовые расходы при переходе — это время ваших людей на заведение справочников и настройку прав.

Частые вопросы

Можно ли платить только за тех, кто реально пользуется системой?

Да. Доступы выдаются конкретным сотрудникам: можно открыть платные разделы только тем, кто в них работает. Для узких задач есть гибкая подписка — платите за выбранный набор функций.

Что будет с ценой, если штат вырастет?

Плата за места считается по числу сотрудников сверх включённых десяти. Ориентир: на «Энтерпрайз + Финансы» каждый следующий сотрудник добавляет 1 539 ₽ в месяц. Посчитайте заранее на своём планируемом штате — это лучше, чем узнать на этапе роста.

Есть ли скрытые платежи?

Платных модулей, платы за поддержку и платы за обновления нет. Единственное, что стоит учесть отдельно, — время на перенос справочников и обучение: это делается силами компании, а не покупается у нас.

Что будет с данными, если мы перестанем пользоваться?

Данные остаются вашими. По требованию они передаются в машиночитаемом виде или уничтожаются в течение 30 календарных дней — это условие закреплено в договоре-оферте. При окончании оплаченного периода доступ к платным функциям прекращается, данные сохраняются.

Можно ли начать без оплаты?

Да. Бесплатный тариф «Базовый» действует без ограничения по времени, а пробный период на 15 дней открывает полный функционал до 10 сотрудников.

Коротко

Считайте не прайс, а стоимость владения: плата за места, разовые работы при переходе и регулярные расходы. Модель «за сотрудника» предсказуема на старте и линейно растёт: на 100 сотрудниках плата за места становится основной частью суммы — на тарифе за 13 899 ₽ в месяц она даёт 138 510 ₽ из 152 409 ₽.

Поэтому порядок такой: сначала определить, кому доступ действительно нужен, потом посчитать сумму на своём штате и на планируемом, и только затем смотреть на набор функций. И отдельно прочитать в договоре про изменение цены, возврат и выгрузку данных — эти три пункта важнее, чем разница в паре сотен рублей.

В SynkNow можно начать с бесплатного тарифа или пробного периода на 15 дней и посчитать всё на своих данных.